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Sobald sie artikelstammdaten und wichtige kundenangaben einmal erfasst haben sind diese automatisch in allen auftragsarten im rechnungsprogramm verfügbar. Alle anderen felder sind optionale felder. Um den vorsteuerabzug nicht zu gefährden müssen rechnungen eine fortlaufende rechnungsnummer enthalten. Oft stehen in mehreren tabellen dieselben daten zb.
Die reihenfolge der felder spielt keine rolle. Die felder rechnungsnummer rechnungsdatum und rechnungsbetrag müssen immer angegeben werden. Zugferd enthält rechnungsdaten in standardisierter form.